Selama dua hari, Pengurus Kopwan Setia Bhakti Wanita (SBW) sempat dibuat tegang. Bagaimana tidak, ditengah kesibukan memberikan pelayanan kepada anggota yang membeludak sejak 6 Juni lalu, Pengurus juga harus menghadapi audit yang akan melakukan penilaian terhadap SBW. Hasil penilaian tersebut untuk menentukan layak atau tidaknya SBW menerima sertifikat ISO 9001 : 2008.
Memang bagi Pengurus SBW menghadapi audit adalah hal biasa. Tapi menghadapi audit yang akan memberikan rekomendasi turun-tidaknya sertifikat ISO 9001:2008, tentu merupakan pengalaman yang berbeda. Dalam hal ini lembaga sertifikasi yang melaksanakan audit adalah Tuv Nord Indonesia. Sebuah lembaga sertifikasi yang berpusat di Jerman.
Untuk melakukan audit di Kopwan SBW terkait dengan usaha simpan pinjam ini, Tuv Nord Indonesia menurunkan Bapak Anwar selaku surveillance audit. Selama dua hari Bapak Anwar melakukan review system yang dilakukan Kopwan SBW dalam memberikan pelayanan jasa simpan pinjam. Disamping mewawancarai Pengurus, Bapak Anwar juga melakukan audit di Unit Simpan Pinjam dan Unit UKM. Kemudian hasil audit tersebut diverifikasi dengan melibatkan Pengurus dan beberapa karyawan setingkat Kabag dan Kasie.
“Kalau semua berjalan lancar dan sesuai standar maka rekomendasi untuk mendapatkan ISO 9001:2008 akan diberikan,” ucap Bapak Anwar dihadapan Pengurus, Pengawas dan Karyawan yang terlibat dalam tim audit internal. Tim audit internal inilah yang akan menjaga agar system dan prosedur pelayanan yang diterapkan di Unit Simpan Pinjam dan Unit UKM Kopwan SBW tetap sesuai standar ISO 9001:2008.
Dari hasil audit, akhirnya Bapak Anwar menyatakan, bahwa Kopwan SBW bisa direkomendasikan untuk mendapatkan ISO 9001:2008. Seperti diketahui ISO 9001:2008 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management mutu yang telah direvisi pada tahun 2008. Dengan penerapan standart internasional tersebut, sebuah lembaga usaha akan bisa meningkatkan kinerja operasional secara signifikan melalui peningkatan efesiensi, produktivitas dan perbaikan terus menerus. Sehingga perusahaan bisa eksis dalam persaingan yang semakin ketat.
Perjuangan Kopwan SBW untuk mendapatkan pengakuan sebagai organisasi dengan system management mutu berstandart internasional itu, sebetulnya sudah dimulai sejak 2013. Tapi pada tahun tersebut, terkendala oleh biaya konsultan yang dirasa sangat mahal oleh Pengurus SBW pada waktu itu. Baru kemudian upaya tersebut berlanjut setelah Kementerian Koperasi dan UMKM memfasilitasi dalam hal pembiayaannya.
Fasilitasi untuk mendapatkan ISO 9001:2008 tersebut merupakan hadiah dari Kementerian Koperasi dan UMKM sebagai koperasi yang berprestasi. Saat itu ada 3 koperasi di Jawa Timur yang mendapatkannya yakni Kopwan Setia Bhakti Wanita, Kopwan Setia Budi Wanita dan Kopontren Sidogiri. Namun dalam perjalanan waktu, ternyata hanya Kopwan Setia Bhakti Wanita yang dianggap siap terlebih dahulu.
Dalam proses mendapatkan ISO 9001:2008 ini, Kopwan SBW didampingi Konsultan Muhammad Noor Elfansyah dari PT Forest Citra Sejahtera. Kegiatan itupun dimulai sejak Oktober 2014. Diskusi dan penulusuran dokumentasi proses menejeman pun dilakuan secara intens hingga Desember dengan melibatkan Pengurus, Pengawas dan karyawan.
Dari hasil penelusuran itulah yang kemudian dianalisa untuk disesuaikan dengan standar system management mutu ISO 9001:2008. Namun proses untuk mendapatkan ISO 9001:2008 sempat terhenti dengan adanya pergantian menteri. Baru pada pertengahan Juni lalu, ada kabar dari konsultan tentang keberlanjutannya. Menginjak minggu kedua di bulan Juli, proses audit pun dilakukan Tuv Nord Indonesia. Dari hasil audit, Kopwan SBW dinyatakan layak menerima sertifikat ISO 9001:2008. Sertifikat itupun diserahkan pada puncak peringatan Harkopnas ke 37 di Kupang – NTT.
Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 memang membanggakan. Tapi tentu saja bukan itu tujuan utama dalam pengelolaan Kopwan SBW. Karena tujuan utama adalah bagaimana memberikan pelayanan terbaik kepada anggota dalam upaya mewujudkan kesejahteraan. Sedangkan standar system management mutu merupakan sarana untuk bisa memberikan pelayanan terbaik tersebut. (gt)